Retensi Dokumen Rekam Medis

Retensi adalah suatu kegiatan memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang dinyatakan non aktif atau in aktif. Tujuan dari retensi adalah untuk:

a.       Menyeleksi dokumen rekam medis yang sudah tidak aktif

b.      Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah

c.       Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat dokumen rekam medis yang baru

d.      Menyelamatkan arsip yang bernilai tinggi

e.       Mengurangi arsip yang bernilai rendah

f.       Menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan dokumen rekam medis bila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Jadwal retensi arsip berdasarkan surat Edaran Dirjen Yanmed No. HK.00.06.1.5.10.373 tentang petunjuk teknis Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit adalah:

No	Kelompok	Aktif		Inaktif
		RJ	RI	RJ	RI
1	Umum	5	5	2	2
2	Mata	5	10	2	2
3	Jiwa	10	5	5	5
4	Orthopedi	10	10	2	2
5	Kusta	15	15	2	2
6	Ketergantungan obat	15	15	2	2
7	Jantung	10	10	2	2
8	Paru	5	10	2	2

a.       Cara penyusutan arsip atau dokumen rekam medis:

1)      Membuat jadwal retensi arsip

2)      Mecari dokumen rekam medis yang sudah melebihi masa aktifnya melalui buku register berdasarkan tanggal kunjungan terakhir

3)      Mencari dokumen rekam medis melalui nomor rekam medis pada rak penyimpanan aktif

4)      Mengelompokkan dokumen rekam medis berdasarkan diagnosa penyakit dari tanggal kunjungan terakhir

5)      Memindahkan dokumen rekam medis dari ruang aktif ke ruang inaktif. Setelah 2 tahun diruang inaktif dokumen rekam medis dilakukan penilaian nilai guna sesuai dengan kegunaan rekam medis.

b.      Penilaian Nilai Guna Dan Penyusutan

Penilaian nilai guna adalah kegiatan penilaian pada formulir rekam medis yang memiliki nilai guna primer dan sekunder, maka perlu diabadikan dan yang tidak terbaca nantinya dapat dimusnahkan.

Nilai guna primer yang dimaksud adalah administrasi, hukum, keuangan dan IPTEK. Sementara nilai guna sekunder adalah pembuktian dan sejarah.

Penilaian nilai guna dilakukan oleh tim pemusnah dokumen rekam medis yang ditetapkan direktur rumah sakit atau pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Tim pemusnah dokumen rekam medis membantu direktur rumah sakit dalam penyelenggaraan pemusnahan rekam medis dengan memperhatikan nilai guna sesuai dengan peraturan yang berlaku. Berkas rekam medis yang bernilai guna adalah berkas rekam medis yang melampaui batas masa penyimpanan 2 tahun inaktif. Prosedur penilaian berkas rekam medis adalah sebagai berikut:

1)      Memisahkan lembar atau formulir yang harus diabadikan dan dilestarikan.

a)      Ringkasan masuk keluar

b)      Resume penyakit

c)      Lembar operasi (termasuk laporan persalinan)

d)     Identifikasi bayi baru lahir

e)      Lembar kematian

f)       Berkas rekam medis tertentu, seperti

(1)   Indeks penyakit

(2)   Indeks operasi

(3)   Indeks sebab kematian

(4)   Indeks dokter

(5)   Buku register pendaftaran rawat jalan dan rawat inap

(6)   Buku register pelayanan rawat jalan dan rawat inap

                      2) Mengumpulkan formulir rekam medis yang termasuk berkas rekam medis rusak atau                           tidak terbaca untuk dimusnahkan.